Conditions générales

Dernière mise à jour : 8 juin 2026

Les présentes conditions générales se composent de trois parties :

1. Conditions relatives aux ventes et aux réservations
2. Règlement intérieur pour les participants
3. Dispositions diverses

Elles s'appliquent à toute personne effectuant une réservation ou participant à une activité chez VIRTUA3000. La version la plus récente est toujours disponible sur www.virtua3000.be.

1. Informations relatives à VIRTUA3000

Nom commercial: VIRTUA3000

Société: KONG BV

Siège social: Bondgenotenlaan 122, 3000 Leuven (RPR Leuven)

Établissement:

• Bondgenotenlaan 122, 3000 Leuven

Numéro de TVA: BE0646.710.579

Adresse e-mail:

• [email protected]

2. Définitions

Participant : toute personne prenant part à une activité organisée par VIRTUA3000.

Réservation : accord conclu entre le participant et VIRTUA3000 en vue de participer à une activité.

Activités : l'ensemble des jeux, expériences et activités immersives organisés par VIRTUA3000, y compris les simulateurs VR.

Réservation de groupe : réservation effectuée pour 10 participants ou plus.

Absence sans annulation préalable (no-show) : fait de ne pas se présenter à l'activité réservée sans avoir procédé à une annulation préalable.

3. Conditions de réservation

3.1 Réservation

Les réservations s'effectuent via notre système de réservation en ligne et ne sont définitives qu'après réception d'un e-mail de confirmation par le participant.

3.2 Annulation ou modification

• Une réservation peut être modifiée ou annulée gratuitement jusqu'à 72 heures avant l'activité prévue.
• Toute annulation effectuée dans les 72 heures précédant l'activité, ainsi que toute absence sans annulation préalable (no-show), entraînera la facturation de 100 % du montant total de la réservation.
• Les annulations ou modifications doivent être communiquées exclusivement par écrit à l'adresse e-mail de l'établissement concerné.

3.3 Réservations de groupe

Des conditions spécifiques peuvent s'appliquer aux réservations de groupe. VIRTUA3000 se réserve le droit de demander un acompte, en concertation avec le participant.

3.4 Paiement

Les paiements doivent être effectués dans les 14 jours suivant la date de la facture, sauf indication contraire. En cas de non-paiement, le participant recevra d'abord un rappel gratuit. En cas de défaut de paiement persistant, des frais administratifs de 10 % (avec un minimum de 25 €) ainsi que des intérêts de retard légaux seront appliqués, conformément à la loi relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (actuellement 10,5 % pour le second semestre 2025 – SPF Finances).

3.5 Absence de droit de rétractation

Les réservations relèvent des exceptions au droit de rétractation (art. VI.53, 12° du Code de droit économique). Cela signifie qu'une réservation confirmée ne peut pas être annulée librement.

3.6 Modifications apportées par VIRTUA3000

VIRTUA3000 se réserve le droit de modifier ou d'adapter les heures d'ouverture, les programmes et les activités sans que cela ne donne droit à un remboursement.

4. Règlement intérieur pour les participants

4.1 Accès et âge minimum

L'âge minimum pour participer aux activités sur les simulateurs VR est de 6 ans. Les participants âgés de 16 ans ou moins doivent être accompagnés et surveillés par un adulte pendant leur visite. Cet adulte n'est pas tenu de participer à l'activité. Une réservation est uniquement valable à la date et à l'heure réservées. Les participants doivent se présenter au moins 15 minutes avant le début de l'activité.

4.2 Restrictions liées à la santé et à la sécurité

Il appartient à chaque participant d'évaluer lui-même si sa participation est adaptée à son état de santé.

Une attention particulière est recommandée pour:

• Les personnes souffrant d'épilepsie, de problèmes cardiaques graves ou d'autres affections médicales pour lesquelles un effort physique peut présenter un risque.
• Les personnes enceintes (il est recommandé de consulter préalablement son médecin traitant).

4.3 Comportement

Afin de garantir la sécurité de tous les participants et une expérience VR optimale :

• Il est obligatoire de respecter strictement les consignes du personnel avant et pendant l'expérience.
• Il est interdit d'utiliser, de forcer ou de manipuler de manière inappropriée les équipements VR (casques VR, contrôleurs, sièges ou plateformes mobiles).
• Les dispositifs de sécurité, tels que les ceintures ou les harnais, doivent être portés correctement et ne peuvent être retirés pendant l'expérience.
• Il est interdit de courir, de sauter ou d'effectuer des mouvements incontrôlés lors de l'utilisation des simulateurs VR.
• L'utilisation des simulateurs VR sous l'influence de l'alcool ou de drogues est strictement interdite.
• En cas de comportement perturbateur ou dangereux, l'expérience pourra être interrompue immédiatement.

VIRTUA3000 se réserve le droit de refuser l'accès, sans remboursement, à toute personne ne respectant pas ces règles ou représentant un danger pour elle-même, pour les autres participants ou pour les équipements.

4.4 Responsabilité

La participation aux activités de VIRTUA3000 s'effectue entièrement aux risques et périls du participant.

VIRTUA3000 ne peut être tenu responsable des accidents, blessures ou désagréments résultant de l'utilisation des simulateurs VR, sauf en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave.

VIRTUA3000 ne peut être tenu responsable des effets temporaires pouvant survenir lors de l'utilisation de la réalité virtuelle, tels que la désorientation, les vertiges ou les nausées.

Les visiteurs sont seuls responsables de la perte, du vol ou des dommages causés à leurs effets personnels.

Tout dommage causé aux équipements ou aux infrastructures à la suite d'une mauvaise utilisation, d'une négligence ou du non-respect des consignes pourra être réclamé au participant concerné.

4.5 Dommages au matériel

En cas de dommages causés aux équipements ou aux infrastructures à la suite d'un comportement négligent, imprudent ou intentionnel, VIRTUA3000 se réserve le droit de réclamer les frais de réparation ou de remplacement au participant ou au groupe responsable.

Montants indicatifs :

• Casque VR (y compris les contrôleurs et accessoires) : 1.200 € par unité.
• Autres dommages aux équipements VR (tels que les câbles, capteurs ou systèmes de fixation) : frais de réparation facturés sur la base de la facture correspondante.

Pour les dommages causés aux simulateurs VR (tels que les plateformes mobiles, les sièges, les composants mécaniques ou les systèmes électroniques), les dispositions suivantes s'appliquent :

• La réparation sera effectuée sur la base d'un diagnostic externe et d'un devis.
• Si la réparation s'avère impossible ou économiquement injustifiée, l'intégralité du coût de remplacement pourra être facturée.
• Les éventuels dommages indirects (tels que l'immobilisation temporaire du simulateur et la perte de revenus qui en découle) pourront également être réclamés.

5. Photos, images de vidéosurveillance et vie privée

5.1 Utilisation des caméras

Pour des raisons de sécurité, des images de vidéosurveillance sont enregistrées dans nos établissements. Pour des raisons de sécurité, des images de vidéosurveillance sont enregistrées dans nos établissements.

5.2 Photos et vidéos

Des photos ou des vidéos peuvent être prises durant les activités (par exemple à des fins promotionnelles ou pour illustrer l'ambiance des événements). En participant aux activités, le participant autorise VIRTUA3000 à réaliser et à utiliser ces images, sauf opposition écrite formulée avant la visite.

5.3 Politique de confidentialité

VIRTUA3000 traite les données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur. L'intégralité de la politique de confidentialité est disponible sur www.virtua3000.be/privacy.

6. Force majeure

En cas de circonstances indépendantes de la volonté de VIRTUA3000 (telles que des pandémies, des coupures de courant, des grèves, des incendies, des mesures gouvernementales ou toute autre situation exceptionnelle), VIRTUA3000 se réserve le droit d'annuler ou de reporter une activité. En cas de circonstances indépendantes de la volonté de VIRTUA3000 (telles que des pandémies, des coupures de courant, des grèves, des incendies, des mesures gouvernementales ou toute autre situation exceptionnelle), VIRTUA3000 se réserve le droit d'annuler ou de reporter une activité.

7. Réclamations

Toute réclamation doit être introduite par écrit à l'adresse e-mail de l'établissement concerné dans un délai de 5 jours suivant l'activité. Toute demande d'indemnisation pour dommages doit être signalée dans les 10 jours suivant l'incident. VIRTUA3000 s'engage à répondre aux réclamations dans un délai de 10 jours ouvrables. Toute action en justice sera prescrite si elle n'est pas introduite dans un délai d'un an.

8. Limitation de responsabilité

Sauf en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave, la responsabilité de VIRTUA3000 est limitée au montant de la réservation.

9. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions sont exclusivement régies par le droit belge. Les présentes conditions sont exclusivement régies par le droit belge.